Politeknik NSC Surabaya

IWA-2 SEBAGAI GUIDELINES IMPLEMENTASI ISO DALAM PENDIDIKAN: PRINSIP-PRINSIP (1)    
IWA-2 merupakan petunjuk penggunaan yang lebih spesifik untuk mengimplementasikan ISO 9001 dalam dunia pendidikan dan bukanlah merupakan suatu persyaratan (requirement) sebagaimana ISO 9001:2008. Dengan mengimplementasikan IWA-2 diharapkan akan memiliki efektifitas yang tinggi bagi organisasi pendidikan khususnya PT untuk dapat memenuhi persyaratan pelanggan, memperjelas implementasi ISO 9001, mencapai pengembangan dan keberhasilan berkelanjutan. Diimplementasikannya IWA-2 ini diharapkan akan membantu top management dalam mengembangkan lembaga pendidikan secara berkelanjutan.

Prinsip-prinsip IWA-2

IWA-2 (International Workshop Agreement 2) merupakan jenis panduan (guidlines) dari SMM ISO 9001:2008 yang digunakan khusus untuk lembaga pendidikan. IWA-2 yang akan dibahas dalam buku ini adalah versi 2007. Pengembangan IWA-2 ini dilakukan oleh puluhan pakar dari berbagai jenis lembaga pendidikan, mulai dari guru, kepala sekolah, dosen, profesor, praktisi, pengamat pendidikan dan konsultan pendidikan.

Dikarenakan IWA-2 ini merupakan petunjuk penggunaan dari ISO 9001:2008 maka prinsip-prinsip yang digunakan juga menggunakan prinsip-prinsip yang ada pada SMM ISO 9001:2008. Namun demikian, karena kekhasan dari organisasi pendidikan maka prinsip-prinsip yang ada pada SMM ISO 9001:2008 ditambah lagi dengan 4 prinsip yang khusus digunakan di IWA-2.

Prinsip pertama adalah Pendekatan Proses. Prinsip ini mengindikasikan bahwa IWA-2 merupakan petunjuk penggunaan yang menekankan pada proses yang dilaksanakan. Prinsip ini dilatarbelakangi oleh asumsi bahwa produk yang baik kemungkinan besar dihasilkan oleh proses yang baik pula. Karena produk PT merupakan produk yang sukar diukur secara instan dan bukan produk yang langsung dapat dilihat hasilnya, maka penekanan pada proses merupakan hal yang sangat penting dalam lembaga pendidikan utamanya PT.

Dalam kaitan dengan proses yang dilakukan, harus dirancang agar supaya proses tersebut terkait dengan visi PT. Pencapaian visi PT merupakan keseluruhan proses yang harus dilakukan oleh keseluruhan komponen yang ada di PT, baik itu komponen administratif, maupun akademik. Visi PT harus mengandung unsur-unsur kompetensi hasil pembelajaran yang dilakukannya. Visi PT juga harus mengadopsi berbagai kebutuhan dan harapan stakeoholder terhadap kompetensi yang ingin dihasilkan oleh PT. Dengan demikian proses yang dilakukan oleh PT adalah proses yang menuju ke arah pencapaian kompetensi dan juga proses yang mengarah kepada penigkatan pemenuhan kebutuhan dan harapan stakeholder.

Prinsip kedua adalah Memahami kompetensi utama. Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip fokus pelanggan pada SMM ISO 9001:2008. Adanya prinsip ini mengindikasikan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan bagian yang sangat penting dalam kaitan dengan organisasi pendidikan. Berbagai kegiatan pendidikan, merupakan kegiatan yang sangat erat kaitannya dengan budaya, keterampilan, penggunaan teknologi, penggunaan dan pemanfaatan keilmuan. Semua kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang membutuhkan kompetensi pendidik dan kompetensi prasyarat bagi peserta didik. Dosen yang memberikan perkuliahan pada satu bidang studi di jurusan matematika, harus memiliki kompetensi tersebut, demikian pula dosen yang akan mengajarkan bidang studi yang lain. Dalam satu jurusan saja di organisasi PT membutuhkan kompetensi yang sangat beragam dan seringkali sulit dikuasai oleh satu orang, belum lagi berkaitan dengan jurusan yang berbeda dan fakultas yang berbeda. Itulah sebabnya kompetensi merupakan bagian penting dari organisasi pendidikan, utamanya PT.

Sebagai suatu lembaga pendidikan yang memiliki produk utama adalah SDM yang kompeten maka PT juga harus selalu berupaya untuk mendorong terciptanya berbagai inovasi. Untuk melahirkan berbagai inovasi tersebut PT harus menyediakan berbagai hal, utamanya adalah SDM yang kompeten dalam bidangnya.

Dalam era dimana persaingan merupakan hal yang secara alami akan terjadi, maka PT harus memiliki kemampuan untuk memberikan nilai tambah terhadap berbagai produknya. Nilai tambah tersebut akan sangat baik jika pada masing-masing PT memiliki jenis nilai tambah yang berbeda-beda. Perbedaan pada nilai tambah inilah yang kemudian akan menjadi daya saing pada PT. Berbagai nilai tambah tersebut akan dapat dihasilkan jika kompetensi SDM yang ada di PT dikembangkan dengan baik dan tepat.

Prinsip ketiga adalah Total Optimization. Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip ISO 9001:2008 Pendekatan Proses untuk Manajemen. Dalam prinsip ini terkandung makna bahwa penerapan IWA-2 di PT harus mendasarkan pada proses yang optimal pada keseluruhan kegiatan.

Sebagaimana diketahui bahwa dalam lembaga PT selalu ada dua kegiatan utama, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan administratif dan kegiatan yang berkaitan dengan akademik. Optimalisasi proses harus dilakukan pada seluruh kegiatan baik pada kegiatan administratif maupun akademik. Optimalisasi pada kegiatan administratif utamanya dilakukan pada keseluruhan proses pelayanan, sedangkan optimalisasi pada kegiatan akademik utamanya dilakukan pada proses pembelajaran.

Prinsip yang keempat adalalah Kepemimpinan yang visioner. Prinsip ini adalah penyesuaian dari prinsip kepemimpinan pada SMM ISO 9001:2008. Dalam organisasi apapun kepemimpinan selalu menjadi penentu utama perkembangan dan kemajuan organisasi, termasuk PT. Tugas utama pemimpin adalah memahami arah dan tujuan organisasi akan bergerak. Sebagai nahkoda utama organisasi pendidikan, pemimpin akan mementukan arah dan tujuan yang akan di tempuh. Disinilah akan ditentukan tingkat kevisioneran seorang pemimpin.

Sebagai lembaga pendidikan yang memiliki tugas utama mengembangkan SDM yang berkualitas, maka PT sangat membutuhkan pemimpin yang visioner. PT akan disegani oleh masyarakat, jika dari PT tersebut lahir lulusan-lulusan yang berkualitas yang mampu memenuhi kebutuhan zaman, melahirkan budaya tinggi, dan mampu memenuhi kebutuhan pembangunan pada suatu daerah. Dalam iklim dengan perubahan yang sangat cepat tersebut kesinambungan organisasi dan implementasi IWA-2 di PT akan sangat tergantung kepada visi PT. Visi PT sangat dipengaruhi oleh kepemimpinan PT, oleh karena itulah kepemimpinan yang visioner menjadi prinsip dalam implementasi IWA-2.

Pencapaian visi PT tidak dapat dilakukan jika tidak dioperasionalkan dalam bentuk yang lebih teknis. Itulah sebabnya PT harus mendorong diimplementasikannya tahapan-tahapan pencapaian visi PT melalui berbagai kebijakan, dan kemudian merumuskannya kedalam tahapan-tahapan operasional, mulai dari rencana jangka menengah sampai dengan rencana jangka pendek.

Prinsip yang kelima adalah Pendekatan fakta. Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip pendekatan pada fakta untuk mengambil keputusan pada SMM ISO 9001:2008. Prinsip ini mengindikasikan bahwa implementasi IWA-2 di PT harus didasarkan pada data. Kondisi ini kemudian akan menuntut adanya berbagai proses pencarian data. Proses pencarian data tersebut dilakukan dengan melalui proses pengukuran atau penilaian. Dari hasil pengukuran dan penilaian tersebut kemudian dilakukan analisis data. Analisis data menggunakan kombinasi tinjauan antara informasi yang didapat dan kebijakan yang diterapkan. Metode yang digunakan merupakan metode logis dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Dari hasil analisis inilah data dan fakta yang terjadi kemudian dipakai pijakan dalam proses pengambilan keputusan.

Adanya prinsip ini akan menghindarkan berbagai proses pengambilan keputusan yang mendasarkan pada unsur-unsur suka tidak suka, atau pengembilan keputusan yang tidak logis. Dalam prinsip pendekatan berdasarkan fakta ini, berbagai tindak perbaikan dapat dilakukan dengan tepat dan efisien, dan yang lebih penting, fakta-fakta yang ada dan analisis yang dilakukan terhadap berbagai fakta tersebut merupakan pijakan kuat untuk melaksanakan pengembangan organisasi PT.

Prinsip yang keenam adalah Berkolaborasi dengan partner. Prinsip ini adalah merupakan penyesuaian dari prinsip Hubungan Saling Menguntungkan dengan Pemasok pada SMM ISO 9001:2008. Pada prinsip ini terkandung makna bahwa jika sebuah organisasi memiliki hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok maka organisasi tersebut akan dapat menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan persyaratan yang ditentukan. Demikian pula pada organisasi pendidikan utamanya PT, memiliki berbagai partner (istilah yang lebih tepat untuk menyebut pemasok pada institusi pendidikan). Partner-partner PT tersebut harus berkolaborasi dengan PT utamanya adalah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA). Hal tersebut dikarenakan SLTA merupakan partner utama PT.

Namun demikian jika melihat siklus input – proses – output PT maka partner PT terdiri dari berbagai macam. SLTA merupakan partner utama PT berkaitan dengan input. Berkaitan dengan output terdiri dari berbagai macam. Hal tersebut dapat dilihat dari tuntutan kompetensi yang harus dihasilkan oleh PT. Tuntutan kompetensi tersebut meliputi; social skill, industrial skill dan professional skill. Untuk menghasilkan kompetensi dalam wilayah social skill diperlukan partner dari tokoh masyarakat dan tokoh pemerintah, untuk menghasilkan kompetensi dalam wilayah industrial skill diperlukan partner dari para pengguna lulusan baik itu lembaga industri, lembaga layanan publik, lembaga pendidikan maupun lembaga pemerintah. Sedangkan professional skill membutuhkan partner dengan lembaga-lembaga studi lanjut, lembaga riset, maupun lembaga pengembangan SDM. Keseluruhan kompnen tersebut merupakan partner PT yang harus diperhatikan dan dijalin kerjasamanya secara baik.

Jika dilihat dari berbagai partner tersebut, tidak salah jika PT dan lembaga pendidikan lainnya merupakan organisasi yang paling kompleks berkaitan dengan partner. Dalam istilah PT, partner tersebut lebih familier disebut dengan stakeholders. Kompleksitas hubungan antara PT dengan partner tersebut dikarenakan karakteristik PT yang bertujuan menghasilkan/ memproduk SDM yang berkualitas. Berkualitas dalam artian memiliki kompetensi-kompetensi sebagaimana yang dipersyaratkan di atas. Memproduksi kompetensi adalah menghasilkan sesuatu yang sangat kompleks, tidak hanya berkaitan dengan kemampuan dan keilmuan dalam melaksanakan pekerjaan, tetapi juga karakter, sikap, nilai-nilai, dan juga budaya-budaya yang harus dimiliki oleh seseorang. Hasil dari kompetensi tersebut pada beberapa hal dapat ditunjukkan langsung dalam seketika, namun ada juga yang baru dapat ditunjukkan dalam jangka menengah dan bahkan ada yang akan baru muncul dalam jangka panjang. Hal-hal itulah yang kiranya penting bagi PT untuk selalu mengimplementasikan prinsip berkolaborasi dengan partner ini.

Sumber : LPMP UIN MALANG